Quase todo gerenciador de tarefas anuncia "tarefas recorrentes". O problema é que a expressão cobre coisas muito diferentes. Em uns, a repetição é só um lembrete que dispara na mesma data. Em outros, a tarefa volta com todas as regras que você precisa. Este guia lista o que vale testar antes de mudar a sua rotina para uma ferramenta nova, para você não descobrir a limitação no meio do mês.
Por que a recorrência pesa tanto na escolha?
Quem toca vários projetos e clientes tem uma parte grande do trabalho que se repete: cobrança, fechamento, relatório, reunião de alinhamento. Se a ferramenta não cuida disso direito, você volta a recriar tarefas na mão, e a lista deixa de ser confiável. A recorrência é o recurso que mais economiza trabalho ao longo do ano, então merece um teste caprichado.
O que testar nas regras de repetição
A próxima data segue o calendário ou a conclusão?
Existem duas lógicas. Na primeira, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a fatura vence todo dia 5, ela continua vencendo dia 5 mesmo que você a conclua com atraso. Na segunda, a próxima conta a partir do dia em que você concluiu: "revisar a conta a cada 15 dias depois da última revisão". Um bom gerenciador oferece as duas e deixa você escolher por tarefa. No serviço hospedado do tududi, a segunda lógica aparece na opção "Repetir após conclusão".
Dá para repetir por dia da semana e por dia do mês?
Rotinas reais não são só "a cada 7 dias". Você vai querer "toda segunda e quinta", "todo dia 10", "toda segunda quinta-feira do mês" e "no último dia do mês". Confira se a ferramenta cobre esses casos e se permite um intervalo, como "a cada 2 semanas". Para algo anual, uma saída é a repetição mensal com intervalo de 12 meses.
É possível encerrar a repetição?
Uma data final opcional evita que uma rotina de campanha, de contrato ou de projeto continue aparecendo depois de acabar. Parece detalhe, mas é o que mantém a lista limpa.
O teste do checklist: subtarefas que também se repetem
Este é o ponto em que muita ferramenta decepciona. A tarefa principal "Fechamento do mês" se repete, mas as etapas dentro dela não voltam, e você recria o checklist inteiro todo mês. Antes de decidir, crie uma tarefa com quatro subtarefas, configure a repetição em todas e conclua uma rodada. Pergunte:
- As subtarefas voltam com o próximo prazo?
- Dá para configurar a repetição em cada etapa separadamente?
- Concluir todas as etapas conclui a tarefa principal?
No nosso serviço, cada subtarefa pode ter a sua própria recorrência, e essa é uma das melhorias que fizemos em cima do software original. O passo a passo está no guia sobre tarefas recorrentes que geram a próxima sozinhas.
Prazo com hora e lembretes
Uma rotina sem aviso depende da sua memória. Verifique se a ferramenta aceita hora no prazo e um lembrete separado, por exemplo "1 hora antes" ou "1 dia antes". Também vale ver por onde o aviso chega: dentro do sistema, por e-mail ou pelos dois. Se a tarefa recorrente mantém a mesma hora a cada ciclo, você não precisa reajustar nada. Escrevemos um guia inteiro sobre isso em como não esquecer tarefas com lembretes por e-mail e hora.
Como saber o que aconteceu: histórico e visões
Confira se a ferramenta mostra as próximas ocorrências (uma visão de "próximos dias" ou calendário), o que ficou atrasado e o que você já concluiu. Sem isso, você cria a rotina e nunca sabe se ela está funcionando.
Levar os dados embora
Ferramenta boa é a que você consegue deixar sem perder o histórico. Veja se existe exportação completa, e se ela continua disponível quando a assinatura vence. No serviço hospedado, a exportação segue aberta mesmo no modo somente leitura, depois da carência.
Preço e regras de cobrança
Leia com calma o que muda depois do período de teste: cobrança automática no cartão, renovação, limite de tarefas, cancelamento. Aqui, o teste dura 7 dias, não pede cartão, e a assinatura é um Pix mensal de R$ 19,99 enviado por e-mail. Cancelar é não pagar o próximo.
Um roteiro de teste em 30 minutos
- Crie uma tarefa que se repete todo dia 1º, com prazo às 10h.
- Adicione quatro subtarefas e configure a repetição em cada uma.
- Defina um lembrete de 1 hora antes.
- Conclua as quatro etapas e confira se a próxima rodada aparece com o prazo certo.
- Crie uma tarefa "a partir da conclusão" e conclua-a com dois dias de atraso, para ver a data seguinte.
- Exporte os seus dados e abra o arquivo.
Se a ferramenta passar em todos os passos, ela aguenta a sua rotina. Se falhar em algum, é melhor saber agora.
Uma observação sobre software aberto
O tududi é open source, com licença MIT, e você pode instalar por conta própria de graça. A diferença desta hospedagem é que cuidamos do servidor e incluímos melhorias nossas. Se quiser comparar as duas opções com calma, leia o guia sobre uma alternativa gratuita e open source.