Quase toda tarefa esquecida tem a mesma origem: ela estava anotada, mas nada avisou você na hora certa. Uma lista só ajuda quando você a abre. Os avisos existem para cobrir o tempo em que você não está olhando. Neste guia você vê os três mecanismos que ajudam a não esquecer nada (prazo com hora, lembrete e resumo do dia) e como combinar cada um sem transformar a caixa de e-mail em um mural de alarmes.
Qual é a diferença entre prazo, hora e lembrete?
São três informações diferentes, e misturá-las causa a maior parte da confusão.
- Prazo é o dia em que a tarefa precisa estar pronta.
- Hora do prazo é o horário limite dentro desse dia. "Vence até 15h" é diferente de "vence hoje".
- Lembrete é o momento em que o sistema avisa você. Ele pode ser bem antes do prazo, no momento do prazo ou em qualquer data e hora que você escolher.
Um prazo sem lembrete só aparece quando você abre a lista. Um lembrete sem prazo avisa, mas não diz quando a tarefa realmente vence. O melhor resultado vem de usar os dois quando a tarefa é crítica.
Quando colocar hora no prazo
Use hora quando o horário muda o que você faz: envio de relatório até o meio-dia, reunião às 14h, publicação que precisa sair de manhã. Para tarefas do dia a dia, sem horário definido, deixe só a data. No tududi você pode escolher "Qualquer hora do dia", e a tarefa vence até o fim do dia. Colocar hora em tudo cria falsa urgência e faz você perder a noção do que realmente tem horário.
Se a tarefa é recorrente, a hora acompanha as próximas repetições: a reunião de toda segunda às 10h continua às 10h.
Como configurar um lembrete
Em uma tarefa com data, o lembrete oferece atalhos e uma opção livre:
- Na hora do prazo, para quando o aviso deve chegar junto com o horário limite;
- 1 hora antes, para dar tempo de terminar;
- 1 dia antes, para tarefas que exigem preparação;
- No dia do prazo, 09:00, quando a tarefa não tem hora definida;
- Escolher data e hora, para qualquer outro momento.
O aviso chega por e-mail e também dentro do sistema, conforme as suas preferências de notificação. Se você mexer no lembrete depois, ele passa a valer para a nova hora.
Como escolher por onde receber os avisos
Nas preferências de notificação, cada tipo de aviso tem os seus canais. Você decide, por exemplo, receber lembretes por e-mail e novos comentários só dentro do sistema. Os tipos disponíveis incluem:
- tarefas que vencem em 24 horas;
- tarefas atrasadas;
- tarefas que voltam a ficar disponíveis (quando você usa "Adiar até");
- tarefas atribuídas a você;
- novos comentários e menções;
- lembretes definidos numa tarefa;
- o resumo do dia.
Uma boa prática é ligar o e-mail só para o que exige ação rápida, como lembretes e menções, e deixar o restante no sistema.
O resumo do dia como rede de segurança
O resumo do dia é um e-mail que lista o que está atrasado, o que vence hoje, o que está em andamento, o que vem nos próximos dias e o que ainda não tem data. Você ativa o resumo nas preferências de notificação, escolhe a frequência (todo dia, só em dias úteis ou às segundas) e a hora de envio, no seu fuso. Ele funciona como uma revisão rápida do que está pendente e cobre o dia em que você esqueceu de abrir o sistema. Veja mais detalhes na novidade resumo do dia por e-mail.
Três combinações que funcionam
- Entrega com horário (relatório até as 12h): prazo com hora, lembrete de 1 hora antes, e-mail ligado.
- Rotina sem horário (conferir o caixa toda sexta): tarefa recorrente semanal, sem hora, coberta pelo resumo do dia.
- Tarefa que precisa de preparação (reunião de resultados): prazo com hora, lembrete de 1 dia antes para reunir os dados e outro no dia, se quiser.
Erros que geram alarme em excesso
- Lembrete em tudo. Se toda tarefa apita, você aprende a ignorar os avisos. Reserve o lembrete para o que tem consequência.
- Muitos avisos para a mesma tarefa. Um lembrete bem escolhido vale mais que quatro empilhados.
- Horário irreal. Colocar 8h para uma tarefa que você só faz à tarde só gera atraso automático.
- Nunca ajustar o que atrasa sempre. Se uma tarefa aparece atrasada toda semana, o problema não é o lembrete: é o prazo, o tamanho ou a necessidade da tarefa.
E se o e-mail não chegar?
Antes de culpar o sistema, confira três pontos: o canal e-mail está ligado para aquele tipo de aviso nas preferências, o endereço de e-mail do perfil está correto e a mensagem não caiu na caixa de spam ou promoções. Marque o remetente como confiável para evitar que os próximos vão para o mesmo lugar.
Junte tudo em uma rotina
Os avisos ajudam, mas o sistema de confiança depende de um hábito: revisar a lista uma vez por semana. Um roteiro pronto está em rotina de revisão semanal em 15 minutos. E, se as tarefas se repetem, deixe a repetição por conta do sistema, como explicamos em tarefas recorrentes que geram a próxima sozinhas.