Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para tabeliães. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O tabelião responde pessoalmente pela regularidade de cada ato lavrado na serventia: escrituras de compra e venda, inventários e divórcios extrajudiciais, procurações, testamentos e atas notariais exigem conferência de certidões, recolhimento de ITBI e ITCMD e qualificação das partes antes da lavratura. Além dos atos, o cartório tem obrigações acessórias com prazo fixo, como o envio da DOI à Receita Federal, as comunicações à CENSEC e os repasses de emolumentos ao tribunal de justiça. Um gerenciador de tarefas transforma cada escritura em um projeto com subtarefas: solicitação de certidões, análise de documentos, minuta, assinatura e atos posteriores. As tarefas recorrentes garantem que as remessas obrigatórias saiam sempre no prazo, com responsável definido, em vez de dependerem da memória do escrevente. A aba de Clientes concentra as pendências de cada parte, útil quando um inventário aguarda certidão negativa há semanas. O checklist de fechamento do mês confere selos, emolumentos, livros e obrigações transmitidas, protegendo a delegação de falhas em fiscalização da corregedoria.
Este guia mostra quais tarefas de tabeliães valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de tabeliães
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para tabeliães, as tarefas mais comuns incluem:
- Lavrar escritura pública de compra e venda
- Lavrar procuração pública e testamento
- Conferir certidões e recolhimento de ITBI antes da lavratura
- Lavrar ata notarial para usucapião extrajudicial
- Qualificar as partes e conferir documentos pessoais
- Processar inventário e divórcio extrajudiciais
- Autenticar documentos e reconhecer firmas abertas no balcão
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Enviar a DOI das escrituras lavradas à Receita Federal todo início de mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Transmitir atos à CENSEC toda semana - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Conferir o livro de protocolo e os selos utilizados todo dia ao fim do expediente - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Repassar emolumentos e taxas ao tribunal de justiça na data fixada de cada mês - configure como recorrente mensal.
- Revisar minutas agendadas para assinatura toda segunda-feira - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para tabeliães, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para tabeliães, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para tabeliães
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para tabeliães, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de tabeliães
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de tabeliães normalmente inclui:
- Revisar a agenda de assinaturas e lavraturas da semana
- Conferir minutas preparadas pelos escreventes
- Cobrar das partes certidões e guias pendentes
- Verificar remessas obrigatórias com prazo na semana
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
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Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.