Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para social media managers. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Quem gerencia redes sociais de mais de um cliente vive um ciclo que nunca fecha: enquanto o calendário editorial de outubro espera aprovação, as peças de setembro estão em produção com o designer e os posts desta semana precisam ser agendados até sexta. Cada cliente tem seu prazo de aprovação, seu tom de voz e sua ansiedade, e um post que sobe sem aprovação de peça pode custar o contrato. Um gerenciador de tarefas com a aba de Clientes separa esses universos: dentro de cada um, o calendário vira tarefas com data, cada post com subtarefas de legenda, peça, aprovação e agendamento, e nada é publicado com etapa em aberto. As recorrências seguram o ritmo da agência, calendário para aprovação todo dia 25, agendamento da semana toda sexta à tarde, relatório mensal até o dia 5. Os comentários por tarefa guardam o feedback do cliente sobre cada peça junto do post, em vez de espalhado em prints de conversas, o que encurta a próxima rodada de aprovação.
Este guia mostra quais tarefas de social media managers valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de social media managers
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para social media managers, as tarefas mais comuns incluem:
- Montar o calendário editorial do mês por perfil e formato
- Escrever legendas e enviar peças para aprovação do cliente
- Agendar os posts aprovados da semana na ferramenta
- Responder comentários e mensagens diretas dos perfis
- Fazer briefing de peça para o designer com referências
- Analisar os posts da semana e anotar o que performou
- Cobrir evento do cliente com stories em tempo real
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Enviar o calendário editorial para aprovação do cliente todo dia 25 - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Agendar os posts da semana seguinte toda sexta à tarde - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Responder comentários e mensagens acumulados todo dia de manhã - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Enviar relatório mensal de resultados por perfil até o dia 5 - configure como recorrente mensal.
- Revisar tendências e formatos novos toda quarta - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para social media managers, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para social media managers, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para social media managers
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para social media managers, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de social media managers
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de social media managers normalmente inclui:
- Revisar o calendário da semana e confirmar peças pendentes de aprovação
- Cobrar o designer pelas peças em produção
- Analisar performance dos posts publicados
- Separar pautas e referências para a próxima semana
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.