Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para relações-públicas. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
A rotina de um profissional de relações públicas é dinâmica, exigindo agilidade e proatividade. Ela se divide entre o monitoramento constante da imagem da marca, a gestão de relacionamento com a imprensa e stakeholders, e a organização de eventos. O gerenciamento de crises pode surgir a qualquer momento, demandando resposta rápida. Para evitar que a urgência domine, é crucial estabelecer um planejamento robusto. Criar tarefas recorrentes para monitoramento diário de mídia, atualização de contatos e relatórios mensais garante uma visão estratégica. A rotina semanal de revisão de pautas e follow-ups com jornalistas ajuda a manter o fluxo de comunicação ativo. Organizar as tarefas por prioridade e prazo, utilizando ferramentas de gestão, assegura que as ações de longo prazo não sejam negligenciadas em meio às demandas diárias.
Este guia mostra quais tarefas de relações-públicas valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de relações-públicas
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para relações-públicas, as tarefas mais comuns incluem:
- Monitorar menções à marca na mídia
- Redigir comunicados de imprensa
- Organizar eventos corporativos
- Gerenciar crises de imagem
- Criar e manter relacionamento com jornalistas e influenciadores
- Preparar relatórios de clipping e análise de mídia
- Desenvolver estratégias de comunicação
- Atender demandas de imprensa
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Monitorar notícias e menções à marca diariamente - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Enviar newsletter interna ou externa a cada semana - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Atualizar lista de contatos de imprensa a cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Preparar relatório de atividades e resultados a cada mês - configure como recorrente mensal.
- Reunir com a equipe de marketing a cada quinzena - configure como recorrente mensal.
- Avaliar e ajustar estratégias de comunicação a cada trimestre - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para relações-públicas, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para relações-públicas, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para relações-públicas
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para relações-públicas, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de relações-públicas
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de relações-públicas normalmente inclui:
- Revisar agenda de eventos e compromissos
- Acompanhar noticiário relevante para o cliente/empresa
- Responder e-mails e solicitações da imprensa
- Planejar pautas para comunicados e artigos
- Fazer follow-up com jornalistas
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.