Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para promotores. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O promotor de justiça divide a semana entre audiências criminais, oitivas, análise de inquéritos policiais que chegam em lote e a condução de inquéritos civis na tutela coletiva. Cada inquérito tem prazo para oferecer denúncia, pedir arquivamento ou requisitar diligências, e o acúmulo de vista de autos é o inimigo silencioso da promotoria. Um gerenciador de tarefas organiza a carga de trabalho em projetos: júri, violência doméstica, infância e juventude, meio ambiente, cada um com suas pendências e prazos próprios. As tarefas recorrentes estruturam a rotina de ofício, como a triagem diária dos autos com vista aberta, a conferência semanal da pauta de audiências e as visitas periódicas a delegacias e unidades prisionais exigidas pela corregedoria. Subtarefas ajudam em casos complexos, quebrando uma ação civil pública em requisições, termos de ajustamento de conduta e acompanhamento de cumprimento. O checklist de fechamento do mês confere relatórios funcionais, prazos em aberto, metas do plano de atuação e o estoque de inquéritos parados.
Este guia mostra quais tarefas de promotores valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de promotores
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para promotores, as tarefas mais comuns incluem:
- Analisar inquérito policial e oferecer denúncia
- Requisitar diligências à autoridade policial
- Participar de audiência de instrução e julgamento
- Instaurar inquérito civil na tutela coletiva
- Firmar termo de ajustamento de conduta
- Elaborar alegações finais em processo criminal
- Atender o público em demandas da promotoria
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Triar autos com vista aberta todo dia útil de manhã - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Conferir a pauta de audiências toda segunda-feira - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Revisar prazos de inquéritos civis toda sexta à tarde - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Enviar relatório funcional à corregedoria no dia 5 de cada mês - configure como recorrente mensal.
- Realizar visita à delegacia da comarca na primeira semana de cada mês - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para promotores, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para promotores, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para promotores
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para promotores, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de promotores
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de promotores normalmente inclui:
- Revisar a carga de autos recebida na semana
- Priorizar denúncias e manifestações com réu preso
- Preparar as audiências e oitivas agendadas
- Acompanhar diligências requisitadas ainda pendentes
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
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Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.