Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para especialistas em relações públicas. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Relações públicas é um trabalho de timing e persistência: a pauta ofertada sem follow-up morre na caixa de entrada do jornalista, o pedido de posicionamento respondido fora do prazo vira matéria sem o lado do cliente, a data comemorativa lembrada em cima da hora perde a janela de emplacamento. Com vários clientes, cada um com seus porta-vozes, seus riscos e seu mailing, a operação exige método. Um gerenciador de tarefas com a aba de Clientes separa cada conta e organiza o ciclo de cada pauta como tarefa com subtarefas: release, aprovação do cliente, disparo ao mailing, follow-up, clipping do resultado. As recorrências garantem a cadência que emplaca matéria, clipping toda manhã, follow-up terça e quinta, mailing atualizado no dia 15, calendário do mês seguinte fechado na última sexta. Os comentários registram o histórico com cada jornalista, quem abriu, quem pediu exclusiva, quem nunca responde, transformando relacionamento de imprensa em ativo da agência, e não memória de uma pessoa só.
Este guia mostra quais tarefas de especialistas em relações públicas valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de especialistas em relações públicas
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para especialistas em relações públicas, as tarefas mais comuns incluem:
- Escrever release do lançamento e aprovar com o cliente
- Fazer follow-up com os jornalistas que receberam a pauta
- Montar mailing segmentado por editoria para o disparo
- Preparar porta-voz com media training antes da entrevista
- Consolidar clipping da semana com valoração de mídia
- Responder pedido de posicionamento de jornalista dentro do prazo
- Mapear pautas frias e datas comemorativas para ofertar aos veículos
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Revisar o clipping diário dos clientes toda manhã - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Fazer follow-up das pautas ofertadas toda terça e quinta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Enviar relatório mensal de resultados de imprensa até o dia 5 - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Atualizar o mailing de jornalistas por editoria no dia 15 de cada mês - configure como recorrente mensal.
- Revisar o calendário de pautas e datas do mês seguinte toda última sexta - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para especialistas em relações públicas, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para especialistas em relações públicas, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para especialistas em relações públicas
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para especialistas em relações públicas, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de especialistas em relações públicas
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de especialistas em relações públicas normalmente inclui:
- Revisar pautas ofertadas e status de cada follow-up
- Monitorar menções aos clientes e riscos de crise
- Preparar os materiais de imprensa da semana
- Alinhar com os clientes as oportunidades de pauta novas
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
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Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.