Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para planejadores de mídia. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O planejador de mídia responde pela pergunta mais cara da agência: onde colocar a verba do cliente para o objetivo acontecer. Cada campanha gera um ciclo completo, briefing, estudo de audiência, plano com canais, praças e flight, defesa com o cliente, ajustes, aprovação, e depois o acompanhamento da entrega real contra o planejado, com realocações no meio do caminho. Com vários clientes e campanhas sobrepostas, os ciclos se atropelam: o plano novo em construção disputa tempo com o flight no ar que precisa de vigilância. Um gerenciador de tarefas separa cada campanha em um projeto com subtarefas do ciclo, e as recorrências garantem a vigilância que protege a verba, revisão de entrega toda segunda, alinhamento com o comprador toda quarta, acompanhamento ao cliente toda sexta, relatório mensal até o dia 5. Os comentários registram o racional de cada decisão de mix e os ajustes pedidos pelo cliente, criando o histórico que fundamenta o próximo plano e defende o planejador quando o resultado é questionado.
Este guia mostra quais tarefas de planejadores de mídia valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de planejadores de mídia
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para planejadores de mídia, as tarefas mais comuns incluem:
- Montar o plano de mídia da campanha com verba, canais, praças e flight
- Analisar estudos de audiência para fundamentar a recomendação de canais
- Apresentar o plano ao cliente e registrar os ajustes pedidos
- Distribuir a verba aprovada entre on e off conforme o objetivo da campanha
- Revisar o desempenho do flight em andamento e recomendar realocação
- Preparar o racional de mídia para a concorrência da conta nova
- Consolidar o relatório de campanha com entrega contra o planejado
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Revisar a entrega dos flights ativos contra o planejado toda segunda - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Fazer reunião de alinhamento com o comprador de mídia toda quarta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Enviar acompanhamento de campanha aos clientes toda sexta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Fechar o relatório mensal de mídia por cliente até o dia 5 - configure como recorrente mensal.
- Revisar tabelas e custos atualizados dos veículos no dia 15 de cada mês - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para planejadores de mídia, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para planejadores de mídia, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para planejadores de mídia
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para planejadores de mídia, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de planejadores de mídia
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de planejadores de mídia normalmente inclui:
- Revisar flights ativos e desvios de entrega
- Ajustar recomendações de realocação de verba
- Acompanhar aprovações de plano pendentes nos clientes
- Preparar os acompanhamentos de sexta
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.