Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para notários. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O notário responde pessoalmente pela regularidade de cada ato lavrado, e a serventia funciona sob fiscalização permanente da corregedoria: escritura pública exige conferência documental prévia, ata notarial precisa refletir fielmente o constatado, cada ato leva selo digital e recolhimento correto de emolumentos, e as comunicações às centrais, como a CENSEC, têm prazo normativo que não espera. Um deslize administrativo aqui vira apontamento em correição. Um gerenciador de tarefas organiza a serventia em camadas: os agendamentos de escritura entram como tarefas com subtarefas de documentação prévia, exigências e assinatura, evitando parte no balcão com papel faltando. As tarefas recorrentes blindam as obrigações fixas, conferência dos atos do dia ao fim do expediente, transmissões semanais às centrais no prazo, fechamento do livro de protocolo e do selo digital na sexta e repasses nas datas fixadas pelo tribunal. Os comentários registram exigências feitas a cada parte. No fechamento do mês, o checklist confere livros sem pendência, emolumentos e repasses fechados e diligências respondidas, deixando a serventia pronta para qualquer correição.
Este guia mostra quais tarefas de notários valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de notários
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para notários, as tarefas mais comuns incluem:
- Lavrar escritura pública de compra e venda com conferência da documentação
- Redigir ata notarial de constatação solicitada pelo interessado
- Lavrar procuração pública e conferir poderes outorgados
- Supervisionar o reconhecimento de firma e a autenticação no balcão
- Enviar os atos praticados à central notarial CENSEC
- Conferir o recolhimento de emolumentos e taxas de cada ato
- Responder diligências e ofícios da corregedoria
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Conferir os atos lavrados no dia e as pendências de assinatura ao fim do expediente - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Transmitir as comunicações obrigatórias às centrais toda semana no prazo normativo - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Fechar o livro de protocolo e conferir o selo digital toda sexta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Recolher os repasses e taxas devidos nas datas fixadas pelo tribunal - configure como recorrente mensal.
- Revisar o estoque de papel de segurança e selos todo dia 1 - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para notários, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para notários, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para notários
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para notários, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de notários
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de notários normalmente inclui:
- Revisar escrituras agendadas e documentação prévia das partes
- Conferir atos lavrados na semana e livros em ordem
- Acompanhar transmissões às centrais notariais
- Resolver pendências de exigência documental com as partes
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
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Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.