Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para mediadores. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O mediador administra uma pauta que depende de muita gente: cada sessão de mediação exige agenda conciliada entre partes e advogados, confirmação de presença para evitar sessão vazia, sala reservada e, depois, termo de acordo redigido e declaração de comparecimento emitida sem demora, porque documento atrasado desgasta a confiança construída na sessão. Ainda há as obrigações com o tribunal, registro das sessões no sistema do CEJUSC, estatísticas periódicas e cadastro de mediador com certificação válida. Um gerenciador de tarefas organiza esse ciclo: cada caso vira um projeto com subtarefas de pré-mediação, sessões, termo e encerramento, e a pauta da semana entra com confirmações programadas na segunda. As tarefas recorrentes garantem os documentos pendentes enviados toda sexta, o relatório de sessões no dia 1 e a conferência mensal do cadastro e das certificações. Os comentários guardam observações de condução que ajudam na sessão seguinte, respeitando a confidencialidade. No fechamento do mês, o checklist fecha acordos, honorários e estatísticas do tribunal, e monta a pauta seguinte sem sobreposição de horário.
Este guia mostra quais tarefas de mediadores valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de mediadores
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para mediadores, as tarefas mais comuns incluem:
- Conduzir a sessão de mediação entre as partes
- Fazer a reunião de pré-mediação para explicar o procedimento
- Redigir o termo de acordo alcançado na sessão
- Emitir declaração de comparecimento para as partes
- Agendar sessões conciliando agenda das partes e dos advogados
- Registrar as sessões realizadas no sistema do CEJUSC ou da câmara
- Manter atualizado o cadastro de mediador no tribunal
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Confirmar presença das partes nas sessões da semana toda segunda - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Enviar os termos e declarações pendentes toda sexta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Fechar o relatório de sessões realizadas todo dia 1 - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Conferir a validade do cadastro e das certificações todo primeiro dia útil do mês - configure como recorrente mensal.
- Reservar um bloco de estudo de casos novos toda quarta de manhã - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para mediadores, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para mediadores, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para mediadores
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para mediadores, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de mediadores
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de mediadores normalmente inclui:
- Revisar a pauta de sessões e confirmar presenças
- Preparar-se para os casos novos da semana
- Emitir documentos pendentes das sessões realizadas
- Atualizar registros no sistema do CEJUSC
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
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Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.