Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para key account managers. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O key account manager administra poucas contas de alto valor, e cada uma delas gera dezenas de compromissos simultâneos: preparar o QBR do trimestre, cobrar a área de operações por uma escalação, renegociar a renovação de contrato que vence em 90 dias e cumprir promessas feitas em reunião executiva. O risco da função é claro: compromisso assumido com o cliente e esquecido corrói a confiança que sustenta a conta, e conta estratégica sem atenção vira churn anunciado. Um gerenciador de tarefas com aba de Clientes permite manter uma frente separada por conta, com as pendências, renovações e ações do plano de conta visíveis em um só lugar. Tarefas recorrentes garantem o ritmo de relacionamento: revisar o health score toda segunda, atualizar o plano de conta todo início de mês e verificar renovações próximas todo dia 1. Subtarefas estruturam um QBR completo, do levantamento de dados de uso à validação da pauta com o sponsor, e comentários registram o histórico de cada negociação.
Este guia mostra quais tarefas de key account managers valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de key account managers
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para key account managers, as tarefas mais comuns incluem:
- Preparar o QBR trimestral da conta estratégica
- Atualizar o plano de conta com metas de upsell e cross-sell
- Acompanhar o health score e sinais de risco de churn
- Resolver escalação de problema operacional do cliente
- Negociar renovação de contrato com o procurement do cliente
- Mapear novos stakeholders e decisores dentro da conta
- Registrar atas e compromissos das reuniões com o cliente
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Revisar o health score de cada conta-chave toda segunda - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Fazer call de acompanhamento com os principais contatos toda quinzena - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Atualizar o plano de conta no primeiro dia útil de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Conferir contratos com renovação nos próximos 90 dias todo dia 1 - configure como recorrente mensal.
- Enviar resumo executivo interno das contas toda sexta - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para key account managers, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para key account managers, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para key account managers
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para key account managers, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de key account managers
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de key account managers normalmente inclui:
- Revisar pendências abertas de cada conta estratégica
- Fazer follow-up dos compromissos assumidos em reunião
- Verificar sinais de risco: queda de uso, faturas em atraso, silêncio do cliente
- Alinhar com as áreas internas as entregas prometidas aos clientes
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
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Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.