Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para gestores de TI. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O gestor de TI é cobrado por duas coisas que se atropelam: manter a operação de pé hoje e melhorar a estrutura para amanhã. A fila de chamados, os alertas de monitoramento e o usuário da diretoria com problema engolem o dia, e as tarefas que realmente protegem a empresa, testar o restore do backup, renovar a licença antes do vencimento, aplicar os patches de segurança, ficam para depois até virarem crise. Um gerenciador de tarefas inverte essa lógica com recorrências fixas: teste de restore na primeira sexta do mês, conferência de vencimento de contratos no dia 1, ciclo de patches toda terça à noite, relatório para a diretoria até o dia 5. Projetos separados organizam cada frente, operação, infraestrutura, contratos e orçamento, e o checklist de fechamento de mês garante que indicador de SLA, fatura de fornecedor e inventário fechem juntos. Para quem gerencia equipe de suporte, os comentários por tarefa registram decisões e pendências sem depender da memória de ninguém.
Este guia mostra quais tarefas de gestores de TI valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de gestores de TI
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para gestores de TI, as tarefas mais comuns incluem:
- Revisar fila de chamados e cobrar os que estouraram o SLA
- Negociar renovação de licenças com fornecedor antes do vencimento
- Aprovar janela de manutenção do servidor de arquivos
- Atualizar o inventário de máquinas e ativos de TI
- Revisar o plano de contingência e o teste de restore do backup
- Preparar orçamento de TI para aprovação da diretoria
- Conduzir reunião de alinhamento com a equipe de suporte
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Revisar indicadores de chamados e SLA toda segunda de manhã - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Testar restore do backup na primeira sexta de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Conferir vencimento de licenças e contratos no dia 1 de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Aplicar ciclo de atualizações de segurança toda terça à noite - configure como recorrente mensal.
- Enviar relatório mensal de TI para a diretoria até o dia 5 - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para gestores de TI, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para gestores de TI, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para gestores de TI
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para gestores de TI, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de gestores de TI
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de gestores de TI normalmente inclui:
- Revisar a fila de chamados críticos e redistribuir carga
- Acompanhar projetos de infraestrutura em andamento
- Verificar alertas de monitoramento acumulados
- Alinhar prioridades da semana com a equipe de suporte
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.