Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para gestores de risco. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O gestor de riscos mantém viva a matriz de riscos da organização: identificação, avaliação de probabilidade e impacto, definição de resposta e acompanhamento dos planos de mitigação acordados com cada dono de risco. O trabalho é cíclico por natureza, com KRIs coletados todo mês, testes de controles por trimestre, revisão do apetite de risco e reportes ao comitê em datas fixas, e é exatamente essa recorrência que costuma escorregar quando o controle vive em planilhas espalhadas. Um gerenciador de tarefas transforma cada plano de mitigação em projeto com subtarefas, responsável e prazo, deixando explícito o que está atrasado antes da reunião do comitê, não depois. As tarefas recorrentes automatizam a coleta mensal de indicadores, a atualização trimestral da matriz e os testes periódicos de continuidade de negócios. A aba de Clientes pode representar cada área de negócio, concentrando riscos, ações e pendências por diretoria. No fechamento do mês, o checklist confere KRIs fora do limite, ações vencidas e evidências arquivadas para auditoria.
Este guia mostra quais tarefas de gestores de risco valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de gestores de risco
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para gestores de risco, as tarefas mais comuns incluem:
- Atualizar a matriz de riscos com novas análises
- Definir plano de mitigação com o dono do risco
- Coletar e analisar KRIs das áreas
- Preparar o reporte para o comitê de riscos
- Conduzir teste de controle e registrar evidência
- Avaliar riscos de um projeto ou produto novo
- Revisar o plano de continuidade de negócios
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Coletar KRIs das áreas até o dia 5 de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Reportar ao comitê de riscos na terceira quinta de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Revisar planos de mitigação atrasados toda sexta à tarde - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Atualizar a matriz de riscos a cada trimestre - configure como recorrente mensal.
- Executar teste do plano de continuidade a cada semestre - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para gestores de risco, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para gestores de risco, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para gestores de risco
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para gestores de risco, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de gestores de risco
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de gestores de risco normalmente inclui:
- Revisar indicadores recebidos e pendentes das áreas
- Cobrar donos de risco com ações atrasadas
- Preparar pautas das reuniões de risco da semana
- Acompanhar riscos emergentes e mudanças regulatórias
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
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Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.