Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para gestores de projetos. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Este guia mostra quais tarefas de gestores de projetos valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Enviar relatório de status semanal toda sexta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Revisar cronograma e dependencias toda segunda - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Conferir orcamento versus realizado todo dia 1 - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Fazer reuniao de alinhamento com equipe toda segunda de manhã - configure como recorrente mensal.
- Atualizar log de riscos a cada quinzena - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para gestores de projetos, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para gestores de projetos, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Rotina semanal de gestores de projetos
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de gestores de projetos normalmente inclui:
- Revisar tarefas em andamento e prazos criticos
- Verificar impedimentos da equipe
- Atualizar cronograma com o que foi concluido
- Preparar relatório de status da semana
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.