Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para customer success managers. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Um customer success manager gerencia dezenas de contas, e cada uma é um fio de compromissos: o combinado feito na call do mês passado, o QBR prometido para o trimestre, a renovação que vence em 60 dias e precisa começar a ser trabalhada agora, o alerta de health score que exige ação antes de virar churn. O cliente esquecido não reclama, ele simplesmente não renova, e a descoberta chega tarde demais. Um gerenciador de tarefas com a aba de Clientes transforma cada conta em um espaço próprio: os combinados de cada call viram tarefas com prazo e os comentários acumulam o histórico do relacionamento, o que salva qualquer transição de carteira. As recorrências sustentam a proatividade que define a função, revisão de health score toda segunda, contratos vencendo em 90 dias conferidos no dia 1, forecast atualizado toda sexta, check-ins quinzenais com os estratégicos. O onboarding vira checklist padrão com subtarefas até o primeiro valor entregue, e o fechamento de mês consolida churn, expansão e feedbacks de produto num ritual único.
Este guia mostra quais tarefas de customer success managers valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de customer success managers
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para customer success managers, as tarefas mais comuns incluem:
- Conduzir o onboarding do cliente novo até o primeiro valor entregue
- Preparar e apresentar o QBR com resultados e plano do próximo trimestre
- Agir sobre o alerta de health score que caiu na carteira
- Negociar a renovação do contrato que vence em 60 dias
- Mapear oportunidade de expansão e acionar o time comercial
- Registrar o resumo da call com o cliente e os combinados
- Levar as dores recorrentes da carteira para o time de produto
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Revisar o health score de toda a carteira toda segunda de manhã - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Fazer check-in com os clientes estratégicos a cada quinze dias - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Revisar contratos que vencem nos próximos 90 dias no dia 1 de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Atualizar o forecast de renovação e expansão toda sexta - configure como recorrente mensal.
- Agendar os QBRs do trimestre na primeira semana de cada trimestre - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para customer success managers, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para customer success managers, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para customer success managers
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para customer success managers, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de customer success managers
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de customer success managers normalmente inclui:
- Revisar alertas de saúde e uso da carteira
- Preparar as calls e QBRs agendados da semana
- Atualizar os planos de ação dos clientes em risco
- Registrar combinados e cobrar os follow-ups pendentes
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.