Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para contadores. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Este guia mostra quais tarefas de contadores valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Fechar folha de pagamento todo dia 20 - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Emitir DARF e guias de imposto toda virada do mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Entregar SPED a cada trimestre - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Enviar relatório gerencial para cada cliente todo dia 10 - configure como recorrente mensal.
- Revisar abertura e encerramento de empresas a cada mês - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para contadores, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para contadores, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Rotina semanal de contadores
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de contadores normalmente inclui:
- Verificar prazos fiscais da semana
- Conferir lancamentos pendentes por cliente
- Responder duvidas e solicitacoes
- Atualizar controle de obrigacoes
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.