Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para consultores. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Este guia mostra quais tarefas de consultores valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Registrar horas diariamente antes de encerrar o dia - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Enviar relatório de progresso quinzenal para cada cliente - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Conferir metas do trimestre todo primeiro dia do mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Atualizar materiais e metodologias a cada trimestre - configure como recorrente mensal.
- Emitir fatura mensal por cliente - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para consultores, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para consultores, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Rotina semanal de consultores
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de consultores normalmente inclui:
- Revisar entregas comprometidas para a semana
- Verificar horas registradas por cliente
- Atualizar documentação de projetos ativos
- Planejar reunioes e apresentacoes da semana
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.