Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para community managers. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Comunidade viva é resultado de trabalho invisível e constante: a pauta de discussão que aquece os canais toda segunda, o evento de quinta que vira hábito dos membros, a ronda de boas-vindas que transforma cadastro em participante, a moderação diária que mantém o ambiente saudável antes que um conflito escale. O community manager que só reage ao que aparece vê a comunidade esfriar sem entender por quê, porque o que faltou foi justamente o que ninguém viu. Um gerenciador de tarefas transforma esse trabalho invisível em rotina explícita: moderação e denúncias toda manhã, pauta toda segunda, evento toda quinta às 19h, boas-vindas terça e sexta, relatório de engajamento até o dia 5. Projetos separados organizam as iniciativas maiores, programa de embaixadores, calendário de eventos, consolidação de feedbacks para o produto, cada uma com subtarefas e prazos próprios. Os comentários registram o histórico de incidentes de moderação e os combinados com membros embaixadores, memória essencial quando a comunidade cresce além do que uma pessoa lembra.
Este guia mostra quais tarefas de community managers valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de community managers
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para community managers, as tarefas mais comuns incluem:
- Moderar os canais da comunidade e aplicar as regras de convivência
- Planejar e conduzir o evento ao vivo da semana com membro convidado
- Dar boas-vindas aos membros novos e apresentar os canais
- Responder as dúvidas abertas nos fóruns e no Discord
- Identificar membros ativos e convidá-los para o programa de embaixadores
- Coletar feedbacks da comunidade e consolidar para o time de produto
- Criar o conteúdo de discussão da semana para aquecer os canais
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Revisar filas de moderação e denúncias toda manhã - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Publicar a pauta de discussão da semana toda segunda - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Conduzir o evento ao vivo da comunidade toda quinta às 19h - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Enviar relatório mensal de engajamento e crescimento até o dia 5 - configure como recorrente mensal.
- Fazer a ronda de boas-vindas aos membros novos toda terça e sexta - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para community managers, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para community managers, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para community managers
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para community managers, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de community managers
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de community managers normalmente inclui:
- Revisar a saúde dos canais e os tópicos sem resposta
- Preparar o evento da semana e confirmar convidados
- Acompanhar membros novos e reativar os silenciosos
- Alinhar com marketing as campanhas que tocam a comunidade
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.