Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para brand managers. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O brand manager é o guardião de um ativo que se constrói em anos e se arranha em um dia: uma peça veiculada com a marca aplicada errada, um tom de voz fora do guia em campanha grande, um parceiro usando o logo sem aprovação. A rotina é um fluxo constante de aprovações de peça vindas de agência, endemarketing, trade e parceiros, cada uma com prazo apertado e briefing próprio, somado a projetos longos como reposicionamento, brand tracking e lançamentos. Um gerenciador de tarefas organiza a função com um projeto para o fluxo de aprovações, revisado toda manhã para nenhuma peça travar campanha, e projetos separados por iniciativa de marca com subtarefas e responsáveis. As recorrências sustentam a vigilância, status com a agência toda quinta, auditoria de pontos de contato no dia 15, relatório de saúde da marca a cada trimestre. Os comentários registram o que foi apontado em cada rodada de aprovação, criando histórico que educa a agência e reduz as rodadas seguintes.
Este guia mostra quais tarefas de brand managers valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de brand managers
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para brand managers, as tarefas mais comuns incluem:
- Revisar peças da agência contra o brandbook antes da aprovação
- Preparar briefing da campanha institucional para a agência
- Analisar estudo de brand tracking e apresentar à diretoria
- Aprovar aplicação da marca no material do parceiro de cocriação
- Revisar o guia de tom de voz com exemplos novos
- Auditar pontos de contato da marca em busca de aplicações fora do padrão
- Alinhar lançamento de produto com marketing, vendas e agência
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Revisar a fila de peças aguardando aprovação de marca toda manhã - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Fazer reunião de status com a agência toda quinta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Auditar aplicações da marca nos canais próprios no dia 15 de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Consolidar relatório de saúde da marca a cada trimestre - configure como recorrente mensal.
- Revisar menções e percepção da marca toda segunda - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para brand managers, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para brand managers, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para brand managers
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para brand managers, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de brand managers
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de brand managers normalmente inclui:
- Revisar peças em aprovação e destravar as paradas
- Acompanhar entregas da agência contra o cronograma
- Verificar aplicações da marca em campanhas ativas
- Alinhar prioridades da semana com marketing e produto
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.