Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para auditores. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Uma auditoria é um projeto com prazo de entrega travado: o relatório tem data, e entre o planejamento com definição de materialidade e a reunião de encerramento existe uma malha de testes de controle, testes substantivos, circularizações enviadas a bancos e clientes, papéis de trabalho a documentar e evidências que dependem do auditado responder. O auditor costuma tocar mais de um engagement ao mesmo tempo, e a pendência esquecida em um cliente aparece justamente na revisão do gerente. Um gerenciador de tarefas espelha o programa de auditoria: cada engagement é um projeto, cada área auditada uma tarefa com subtarefas para os testes previstos, e os comentários registram o que foi solicitado ao auditado e quando. As tarefas recorrentes mantêm a disciplina do campo, revisão do cronograma toda segunda, atualização dos papéis de trabalho toda sexta, cobrança semanal das circularizações sem resposta. O follow-up das recomendações de auditorias anteriores, revisado na primeira semana do mês, deixa de depender de planilha perdida e vira rotina com dono e data.
Este guia mostra quais tarefas de auditores valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de auditores
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para auditores, as tarefas mais comuns incluem:
- Elaborar o planejamento da auditoria com definição de materialidade
- Executar os testes de controle e os testes substantivos previstos
- Preparar e enviar as cartas de circularização a bancos e clientes
- Documentar os papéis de trabalho de cada área auditada
- Revisar os apontamentos com o gerente antes da reunião de encerramento
- Redigir o relatório de auditoria com os achados e recomendações
- Fazer o follow-up dos apontamentos das auditorias anteriores
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Revisar o cronograma dos trabalhos em campo toda segunda de manhã - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Atualizar o status dos papéis de trabalho toda sexta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Cobrar as respostas de circularização pendentes a cada semana - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Reportar o andamento dos trabalhos ao gerente no dia 15 de cada mês - configure como recorrente mensal.
- Revisar o follow-up de recomendações em aberto na primeira semana do mês - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para auditores, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para auditores, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para auditores
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para auditores, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de auditores
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de auditores normalmente inclui:
- Revisar o andamento dos testes previstos no programa de auditoria
- Documentar os papéis de trabalho das áreas concluídas
- Cobrar evidências e documentos pendentes do auditado
- Alinhar os achados da semana com a equipe do engagement
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.