Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para assistentes administrativos e secretarios. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Este guia mostra quais tarefas de assistentes administrativos e secretarios valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Preparar pauta da reuniao semanal toda quinta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Emitir relatório de gastos no dia 5 de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Renovar contratos de fornecedores a cada ano - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Fazer backup de documentos importantes toda semana - configure como recorrente mensal.
- Conferir contas a pagar todo dia 1 do mês - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para assistentes administrativos e secretarios, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para assistentes administrativos e secretarios, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Rotina semanal de assistentes administrativos
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de assistentes administrativos e secretarios normalmente inclui:
- Revisar agenda de reunioes e compromissos
- Verificar emails e correspondencias pendentes
- Atualizar controle de tarefas e prazos
- Preparar documentos para reunioes da semana
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.