Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para advogados tributaristas. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
O tributarista opera em dois tabuleiros ao mesmo tempo: o contencioso, com execuções fiscais, embargos, defesas administrativas e recursos ao CARF, cada um com prazo próprio, e o consultivo, com pareceres, revisão de certidões, parcelamentos ativos e teses de recuperação de créditos que dependem de acompanhar a pauta dos tribunais superiores. A carteira mistura clientes com dezenas de débitos, parcelas vencendo no dia 20 e CNDs que precisam estar válidas para o cliente participar de licitação ou fechar financiamento. Um gerenciador de tarefas com aba de Clientes organiza esse tabuleiro duplo: cada cliente tem seu projeto com os processos, os parcelamentos e as certidões, e as recorrências cobrem a vigilância, intimações todo dia útil, certidões no dia 1, parcelas no dia 20, pauta de julgamentos toda sexta. Uma tese nova vira projeto com subtarefas de mapeamento da carteira, identificando quais clientes ela alcança. Os comentários registram o parecer dado e a decisão do cliente, criando a trilha que protege o escritório anos depois.
Este guia mostra quais tarefas de advogados tributaristas valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de advogados tributaristas
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para advogados tributaristas, as tarefas mais comuns incluem:
- Elaborar defesas administrativas e recursos ao CARF
- Opor embargos à execução fiscal dentro do prazo de garantia
- Emitir pareceres sobre teses e riscos tributários dos clientes
- Acompanhar os parcelamentos e transações tributárias ativos
- Revisar as CNDs e certidões dos clientes antes dos vencimentos
- Mapear oportunidades de recuperação de créditos tributários
- Monitorar julgamentos de teses repetitivas que afetam a carteira
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Conferir intimações nos sistemas dos tribunais e da Receita todo dia útil - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Revisar os prazos administrativos e judiciais toda segunda - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Conferir as parcelas dos parcelamentos ativos no dia 20 de cada mês - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Verificar as certidões negativas dos clientes no dia 1 de cada mês - configure como recorrente mensal.
- Revisar a pauta de julgamentos do CARF e dos tribunais superiores toda sexta - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para advogados tributaristas, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para advogados tributaristas, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para advogados tributaristas
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para advogados tributaristas, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de advogados tributaristas
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de advogados tributaristas normalmente inclui:
- Conferir intimações e capturar novos prazos
- Elaborar as peças administrativas e judiciais da semana
- Monitorar a pauta de julgamentos relevantes para a carteira
- Registrar os andamentos e orientações por cliente
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar.
Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.