Recriar manualmente as mesmas tarefas toda semana ou todo mês é uma das maiores fontes de retrabalho para advogados imobiliários. Uma tarefa que você recria toda segunda-feira foi criada 52 vezes no ano. Com recorrência nativa no gerenciador de tarefas, ela aparece sozinha na data certa.
Uma operação imobiliária é uma corrida de revezamento documental: matrícula atualizada, certidões dos vendedores e do imóvel com validade contada em dias, minuta de contrato, sinal, escritura no cartório de notas e registro no cartório de imóveis, onde uma exigência pode parar tudo por semanas. O advogado imobiliário conduz várias operações ao mesmo tempo, além de ações de usucapião com documentação de posse que se constrói ao longo de meses e distratos com incorporadoras cheios de prazos contratuais. O risco típico é a certidão que vence no meio da operação e obriga a recomeçar o levantamento. Um gerenciador de tarefas trata cada operação como projeto com subtarefas na ordem do fluxo, due diligence, certidões, minuta, escritura, registro, e a data de validade de cada certidão vira tarefa própria. As recorrências mantêm a pressão nos gargalos, cobrança de cartórios toda quarta, conferência de validade de certidões toda sexta, revisão geral toda segunda. A aba de Clientes concentra as operações de cada um, e os comentários registram exigências cartorárias e orientações dadas, criando histórico completo da operação.
Este guia mostra quais tarefas de advogados imobiliários valem mais a pena automatizar e como configurar a recorrência no tududi.
Tarefas do dia a dia de advogados imobiliários
Antes de definir quais tarefas automatizar, vale mapear as que já fazem parte da rotina regular. Para advogados imobiliários, as tarefas mais comuns incluem:
- Fazer a due diligence do imóvel com análise da matrícula atualizada
- Levantar as certidões dos vendedores e do imóvel para a compra
- Minutar o contrato de compra e venda ou de promessa
- Acompanhar a lavratura da escritura no cartório de notas
- Protocolar o registro da escritura no cartório de registro de imóveis
- Conduzir ações de usucapião com a documentação de posse
- Analisar distratos e revisões de contratos com incorporadoras
Dentre essas, as que se repetem com frequência previsível são as candidatas ideais para virar recorrentes automáticas no tududi.
Tarefas que se repetem toda semana
Comece pelas tarefas semanais. São as que mais economizam tempo ao longo do ano:
- Conferir intimações e publicações dos processos todo dia útil - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Revisar o andamento das operações de compra e venda toda segunda - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
- Conferir a validade das certidões emitidas toda sexta - configure como recorrente semanal no dia fixo de sua preferência.
Tarefas que se repetem todo mês
Para as recorrentes mensais, o ideal é definir um dia fixo do mês para cada:
- Cobrar os cartórios sobre protocolos pendentes toda quarta - configure como recorrente mensal.
- Revisar os contratos com prazos ou condições vencendo no dia 1 de cada mês - configure como recorrente mensal.
Recorrência por data vs por conclusão
O tududi oferece dois modos de recorrência. No modo por data, a próxima ocorrência é calculada a partir do prazo original: se a tarefa vence todo dia 5, ela continua no dia 5 mesmo se você concluir com atraso. No modo por conclusão, o prazo seguinte é contado a partir do dia em que você concluiu. Para advogados imobiliários, o modo por data é mais indicado para obrigações com vencimento fixo. O modo por conclusão funciona melhor para rotinas de acompanhamento sem prazo rígido.
Subtarefas recorrentes para checklists complexos
Quando uma tarefa recorrente tem várias etapas, cada subtarefa pode ter sua própria recorrência. Para advogados imobiliários, isso significa que ao concluir, o checklist completo volta na próxima ocorrência. Você não precisa recriar as etapas todo mês.
Exemplo: crie uma tarefa mensal chamada Fechamento do mês com as subtarefas do seu processo. Configure a recorrência em cada subtarefa. Ao concluir a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência.
Como o tududi organiza projetos e clientes para advogados imobiliários
Além das tarefas recorrentes, o tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por contexto. Para advogados imobiliários, isso significa ter uma visão clara do que está aberto para cada cliente, parceiro ou área de atuação, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem automaticamente no prazo certo.
Rotina semanal de advogados imobiliários
Além das tarefas recorrentes automáticas, reserve um momento por semana para revisar o que está aberto. Uma revisão semanal de advogados imobiliários normalmente inclui:
- Revisar o status de cada operação imobiliária ativa
- Cobrar cartórios e partes sobre pendências documentais
- Minutar e revisar os contratos da semana
- Registrar os andamentos e prazos capturados
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão semanal. Ao manter o hábito, você entra na semana sabendo exatamente o que precisa ser feito e o que já está automatizado.
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Leia mais sobre como montar tarefas recorrentes com subtarefas e como configurar lembretes por e-mail.