Agências pequenas e profissionais autônomos costumam guardar os clientes em uma planilha: nome, contato, plano contratado, dia de cobrança. As tarefas ficam em outro lugar. O resultado é conhecido: para saber "o que falta para o cliente X", você abre duas ferramentas e cruza a informação de cabeça. Este guia mostra como montar um CRM simples dentro do próprio gerenciador de tarefas, sem contratar um sistema de vendas completo.
O que é um CRM simples e quando ele basta?
CRM é a sigla para gestão do relacionamento com o cliente. Sistemas completos cuidam de funil de vendas, propostas e automação de e-mail. Para quem já tem os clientes e precisa acompanhar entregas, quase nada disso é necessário. O que você precisa é de uma lista organizada, com alguns dados por cliente, ligada às tarefas do dia a dia. Se o seu trabalho é entregar serviço recorrente, uma tabela bem montada resolve.
Como funciona a aba Clientes no tududi
Dentro de cada projeto existe uma aba chamada Clientes. Ela mostra uma tabela parecida com uma planilha: cada linha é um cliente e cada coluna é um campo. Você pode:
- adicionar clientes com um nome;
- criar campos personalizados, que são as colunas da tabela;
- buscar clientes pelo nome;
- agrupar a tabela pelo valor de um campo, por exemplo por status;
- arquivar clientes que pararam de contratar, sem apagar o histórico.
Os campos podem ser de texto, número, data, link, caixa de seleção, seleção de uma opção ou seleção de várias opções. Nos campos de seleção, você define as opções e escolhe uma cor para cada uma.
Passo 1: crie um projeto para a carteira
Comece com um projeto que represente o conjunto de clientes, por exemplo "Carteira de clientes". Se você atende poucos clientes com contratos muito diferentes, pode fazer um projeto por cliente. O critério é simples: se você quer ver todos os clientes lado a lado numa tabela, eles precisam estar no mesmo projeto.
Passo 2: defina de três a cinco campos
Menos é mais. Campos que ninguém preenche viram lixo. Sugestões que funcionam para a maioria:
- Status: campo de seleção com as opções Ativo, Em pausa e Encerrado.
- Serviço contratado: seleção com os seus pacotes.
- Dia de cobrança ou de fechamento: um número de 1 a 31, ou uma data.
- Responsável no cliente: texto com o nome de quem aprova as entregas.
- Link da pasta de arquivos: campo do tipo link.
Depois de uma semana de uso, reveja: o campo que você não abriu nenhuma vez sai.
Passo 3: ligue as tarefas ao cliente
O valor do CRM aparece quando a tarefa sabe a quem pertence. Cada tarefa pode ser vinculada a um cliente. Quando o projeto inteiro tem um cliente definido, as tarefas dele herdam essa informação, e você pode escolher outro cliente numa tarefa específica para substituir. Assim, você responde "o que falta para o cliente X?" olhando as tarefas dele, e não uma lista genérica.
Passo 4: transforme as rotinas do cliente em tarefas recorrentes
Cada cliente costuma ter rotinas: relatório mensal, reunião quinzenal, cobrança no dia 5. Crie essas tarefas com repetição e vincule ao cliente. Elas voltam sozinhas, e o campo "dia de cobrança" da tabela passa a ser só uma consulta rápida, não uma fonte de lembretes soltos. Se as rotinas têm etapas, use subtarefas com repetição, como explicamos em tarefas recorrentes que geram a próxima sozinhas.
Passo 5: guarde as anotações do cliente nas notas
Ata de reunião, decisão de escopo, contato que mudou. Escreva uma nota e vincule à tarefa correspondente. Do lado da nota, você também vê a lista das tarefas ligadas a ela. Isso evita a caça a informação em conversas antigas.
Como usar a tabela no dia a dia
- Segunda de manhã: agrupe por status e passe os olhos pelos clientes ativos.
- Antes de uma reunião: busque o cliente pelo nome e veja as tarefas ligadas a ele.
- Fim do mês: confira o campo de dia de cobrança e o checklist de fechamento (veja o checklist de fechamento de mês).
- Quando um cliente sai: arquive. O histórico permanece e ele deixa de poluir a tabela.
Limites que vale conhecer
Esta não é uma ferramenta de vendas. Não há funil, propostas, envio de e-mail em massa nem integração com faturamento. A tabela vive dentro de um projeto, e a alteração dos campos é do dono do projeto. Se o seu processo comercial é complexo, use um sistema específico e deixe aqui apenas os clientes que já contrataram. Para a maioria dos autônomos e das agências pequenas, porém, uma tabela ligada às tarefas já elimina a planilha paralela.
Migrando da planilha sem sofrer
Traga só os clientes ativos. Crie os campos, preencha a tabela em uma tarde e defina uma data de corte: a partir dela a planilha antiga vira arquivo. O guia como organizar projetos e clientes sem planilha traz a estrutura completa em áreas, projetos e tarefas.
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