Uma rotina de trabalho consistente é o que separa tabeliães que entregam dentro do prazo dos que vivem apagando incêndios. Ter um sistema para capturar, organizar e revisar as tarefas faz a diferença no final do mês. Este guia mostra como tabeliães podem montar uma rotina simples e sustentável.
O tabelião responde pessoalmente pela regularidade de cada ato lavrado na serventia: escrituras de compra e venda, inventários e divórcios extrajudiciais, procurações, testamentos e atas notariais exigem conferência de certidões, recolhimento de ITBI e ITCMD e qualificação das partes antes da lavratura. Além dos atos, o cartório tem obrigações acessórias com prazo fixo, como o envio da DOI à Receita Federal, as comunicações à CENSEC e os repasses de emolumentos ao tribunal de justiça. Um gerenciador de tarefas transforma cada escritura em um projeto com subtarefas: solicitação de certidões, análise de documentos, minuta, assinatura e atos posteriores. As tarefas recorrentes garantem que as remessas obrigatórias saiam sempre no prazo, com responsável definido, em vez de dependerem da memória do escrevente. A aba de Clientes concentra as pendências de cada parte, útil quando um inventário aguarda certidão negativa há semanas. O checklist de fechamento do mês confere selos, emolumentos, livros e obrigações transmitidas, protegendo a delegação de falhas em fiscalização da corregedoria.
Rotina semanal para tabeliães
A rotina semanal começa com uma revisão do que está aberto e termina com a lista limpa para a semana seguinte. Para tabeliães, uma revisão semanal eficaz cobre:
- Revisar a agenda de assinaturas e lavraturas da semana
- Conferir minutas preparadas pelos escreventes
- Cobrar das partes certidões e guias pendentes
- Verificar remessas obrigatórias com prazo na semana
Reserve 15 minutos toda segunda-feira de manhã para essa revisão. Leia o guia completo sobre revisão semanal em 15 minutos.
Como organizar o dia no tududi
A aba de tarefas do dia mostra tudo que tem prazo para hoje. Para tabeliães, o início do dia pode seguir este ritmo: abrir o tududi, verificar as tarefas do dia, definir qual é a mais importante e começar por ela. Deixar o tududi aberto durante o dia ajuda a registrar novos itens sem interromper o fluxo.
Tarefas que nunca podem faltar na lista
Algumas tarefas são constantes na rotina de tabeliães e devem estar sempre na lista:
- Lavrar escritura pública de compra e venda
- Lavrar procuração pública e testamento
- Conferir certidões e recolhimento de ITBI antes da lavratura
- Lavrar ata notarial para usucapião extrajudicial
- Qualificar as partes e conferir documentos pessoais
Além dessas, outras tarefas que tabeliães precisam acompanhar com regularidade:
- Processar inventário e divórcio extrajudiciais
- Autenticar documentos e reconhecer firmas abertas no balcão
Automatizar a rotina com recorrência
As tarefas que se repetem toda semana não precisam ser recriadas manualmente. Para tabeliães, configurar as recorrentes de uma vez e deixar o tududi gerar as próximas economiza tempo e elimina o risco de esquecer. As principais recorrentes semanais ou mensais para tabeliães são:
- Enviar a DOI das escrituras lavradas à Receita Federal todo início de mês
- Transmitir atos à CENSEC toda semana
- Conferir o livro de protocolo e os selos utilizados todo dia ao fim do expediente
Recorrentes mensais para tabeliães que também não podem ficar de fora:
- Repassar emolumentos e taxas ao tribunal de justiça na data fixada de cada mês
- Revisar minutas agendadas para assinatura toda segunda-feira
Leia o guia de tarefas recorrentes com subtarefas para configurar cada uma delas com as etapas certas.
Organizar projetos e clientes na rotina de tabeliães
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante ou por área de atuação. Para tabeliães, essa visão por cliente ajuda a priorizar o que é mais urgente para cada contexto e a não misturar tarefas de projetos diferentes. As recorrentes ficam vinculadas ao projeto correto e aparecem no prazo certo sem precisar lembrar.
Como montar sua rotina no tududi
Comece pequeno: crie uma tarefa recorrente para a sua revisão semanal. Adicione como subtarefas os itens da lista acima. Depois, vá adicionando as outras recorrentes conforme você percebe que está recriando manualmente. Em duas semanas, a sua rotina estará automatizada e você só precisa executar, não recriar.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor.
Veja também como organizar projetos e clientes sem planilha.