O tabelião responde pessoalmente pela regularidade de cada ato lavrado na serventia: escrituras de compra e venda, inventários e divórcios extrajudiciais, procurações, testamentos e atas notariais exigem conferência de certidões, recolhimento de ITBI e ITCMD e qualificação das partes antes da lavratura. Além dos atos, o cartório tem obrigações acessórias com prazo fixo, como o envio da DOI à Receita Federal, as comunicações à CENSEC e os repasses de emolumentos ao tribunal de justiça. Um gerenciador de tarefas transforma cada escritura em um projeto com subtarefas: solicitação de certidões, análise de documentos, minuta, assinatura e atos posteriores. As tarefas recorrentes garantem que as remessas obrigatórias saiam sempre no prazo, com responsável definido, em vez de dependerem da memória do escrevente. A aba de Clientes concentra as pendências de cada parte, útil quando um inventário aguarda certidão negativa há semanas. O checklist de fechamento do mês confere selos, emolumentos, livros e obrigações transmitidas, protegendo a delegação de falhas em fiscalização da corregedoria.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como tabeliães podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de tabeliães
- Lavrar escritura pública de compra e venda
- Lavrar procuração pública e testamento
- Conferir certidões e recolhimento de ITBI antes da lavratura
- Lavrar ata notarial para usucapião extrajudicial
- Qualificar as partes e conferir documentos pessoais
- Processar inventário e divórcio extrajudiciais
- Autenticar documentos e reconhecer firmas abertas no balcão
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para tabeliães, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Enviar a DOI das escrituras lavradas à Receita Federal todo início de mês
- Transmitir atos à CENSEC toda semana
- Conferir o livro de protocolo e os selos utilizados todo dia ao fim do expediente
- Repassar emolumentos e taxas ao tribunal de justiça na data fixada de cada mês
- Revisar minutas agendadas para assinatura toda segunda-feira
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para tabeliães, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para tabeliães, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Conferir selos digitais utilizados contra os atos lavrados
- Fechar o livro diário auxiliar e o caixa da serventia
- Transmitir obrigações acessórias pendentes do período
- Revisar escrituras aguardando certidão ou tributo das partes
- Arquivar comunicações e ofícios recebidos da corregedoria
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de tabeliães
- Revisar a agenda de assinaturas e lavraturas da semana
- Conferir minutas preparadas pelos escreventes
- Cobrar das partes certidões e guias pendentes
- Verificar remessas obrigatórias com prazo na semana
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.