O secretário jurídico é a última barreira entre o escritório e a perda de prazo: a intimação publicada no diário oficial precisa virar prazo lançado no mesmo dia, a petição precisa entrar no PJe ou no e-SAJ antes do fim do expediente do prazo fatal e a audiência marcada exige advogado avisado e pasta preparada. Um esquecimento aqui não é retrabalho, é responsabilidade civil do escritório. Um gerenciador de tarefas dá redundância a esse controle: cada processo relevante vira um projeto e cada prazo entra como tarefa com data destacada, subtarefas de minuta, revisão e protocolo, e comentários com o comprovante anexável ao registro. As tarefas recorrentes blindam a rotina, conferência das publicações todos os dias úteis de manhã, revisão da agenda de audiências toda segunda, cobrança de minutas na quarta e custas na sexta. A aba de Clientes organiza os relatórios de andamento por contratante. No fechamento do mês, o checklist confere prazos cumpridos, audiências do mês seguinte e custas fechadas, dando ao advogado a segurança de que nada dorme na fila.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como secretários jurídicos podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de secretários jurídicos
- Conferir as intimações publicadas e lançar os prazos processuais
- Protocolar petições no PJe e no e-SAJ dentro do prazo
- Organizar a agenda de audiências dos advogados do escritório
- Montar e atualizar as pastas digitais dos processos
- Solicitar certidões e cópias em cartórios e varas
- Controlar o andamento processual e cobrar providências internas
- Preparar a pauta de reuniões com clientes do escritório
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para secretários jurídicos, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Conferir as publicações do diário oficial todos os dias úteis de manhã
- Revisar a agenda de audiências da semana toda segunda
- Cobrar dos advogados as minutas com prazo próximo toda quarta
- Conferir custas e guias a pagar toda sexta
- Fechar o relatório de andamentos para os clientes todo dia 1
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para secretários jurídicos, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para secretários jurídicos, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Conferir prazos cumpridos e certificados no mês
- Revisar audiências e diligências do mês seguinte
- Atualizar as pastas processuais com as peças protocoladas
- Fechar planilha de custas e reembolsos
- Confirmar relatórios de andamento enviados aos clientes
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de secretários jurídicos
- Revisar a lista de prazos fatais da semana
- Confirmar audiências e preparar as pastas
- Atualizar andamentos processuais no controle
- Organizar protocolos e comprovantes da semana
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.