O recrutador administra um funil vivo por vaga: divulgação, triagem de currículos, entrevistas, envio ao gestor, proposta e admissão, tudo isso multiplicado por dez ou quinze vagas abertas ao mesmo tempo. Os dois pecados capitais da área são o candidato finalista que nunca recebe retorno, o que destrói a marca empregadora, e a vaga que envelhece porque o gestor está sentado em cima de três currículos há duas semanas sem que ninguém cobre. Num gerenciador de tarefas, cada vaga vira um projeto com subtarefas nas etapas do funil, e os retornos prometidos a candidatos viram tarefas com data, assegurados pela recorrência de sexta-feira dedicada a devolutivas. O follow-up com gestores tem dia fixo, toda quarta, o que transforma a cobrança constrangedora em rotina institucional. A revisão de status de segunda de manhã abre a semana com a foto real da carteira, e o checklist de fechamento cruza tempo de fechamento, vagas paradas e a alimentação do banco de talentos. Os comentários por vaga registram os pareceres de cada entrevista, prontos para consulta quando o gestor pede o histórico do processo.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como recrutadores podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de recrutadores
- Alinhar o perfil da vaga com o gestor requisitante
- Divulgar a vaga nos portais e fazer hunting no LinkedIn
- Triar os currículos recebidos contra os requisitos
- Conduzir as entrevistas de triagem por telefone ou vídeo
- Agendar as entrevistas dos finalistas com o gestor
- Dar retorno aos candidatos aprovados e reprovados
- Conduzir a proposta, os exames e a documentação de admissão
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para recrutadores, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Atualizar o status de todas as vagas abertas toda segunda de manhã
- Fazer follow-up com os gestores sobre candidatos em avaliação toda quarta
- Dar retorno aos candidatos entrevistados na semana toda sexta
- Revisar o funil de cada vaga crítica toda quinta
- Fechar os indicadores de recrutamento no dia 1 de cada mês
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para recrutadores, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para recrutadores, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Fechar o tempo médio de fechamento das vagas do mês
- Conferir as vagas abertas, congeladas e fechadas do período
- Verificar se todos os candidatos finalistas receberam retorno
- Atualizar o banco de talentos com os bons perfis não aproveitados
- Revisar as prioridades de contratação do mês seguinte com os gestores
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de recrutadores
- Priorizar as vagas críticas e as mais antigas da carteira
- Agendar e conduzir as entrevistas da semana
- Cobrar os gestores com candidatos parados em avaliação
- Fazer hunting ativo para as vagas de difícil preenchimento
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.