Produzir um evento significa coordenar dezenas de fornecedores, espaços e prazos de confirmação com meses de antecedência. A falha de um fornecedor pode comprometer toda a experiência do evento. Criar um projeto por evento com subtarefas para cada fornecedor e cada entregável permite que o produtor veja o status de tudo sem precisar ligar para cada um. Tarefas recorrentes cuidam dos contatos semanais de acompanhamento com fornecedores estratégicos e dos relatórios de progresso para o cliente. Checklists de montagem, de operação no dia e de desmontagem garantem que nenhum detalhe seja esquecido no calor do evento. Para produtores com múltiplos eventos simultâneos, a aba de Clientes separa cada evento com seu próprio conjunto de tarefas e prazos.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como produtores de eventos podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de produtores de eventos
- Elaborar proposta e orcamento do evento
- Contratar e coordenar fornecedores
- Fazer checklist de montagem e desmontagem
- Comunicar cronograma a toda a equipe
- Visitar o local do evento para verificar condicoes
- Fazer checklist de materiais e equipamentos
- Fechar fechamento financeiro apos o evento
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para produtores de eventos, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Confirmar fornecedores toda semana antes do evento
- Enviar relatório pos-evento ao cliente em 5 dias uteis
- Revisar contratos com fornecedores anualmente
- Emitir notas fiscais no dia 5 apos cada evento
- Fazer reuniao de licoes aprendidas apos cada evento
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para produtores de eventos, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para produtores de eventos, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Fechar financeiro do evento
- Emitir notas fiscais e pagar fornecedores
- Documentar licoes aprendidas
- Arquivar contratos e documentos
- Avaliar satisfacao do cliente
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de produtores de eventos
- Revisar checklist de eventos da semana
- Confirmar fornecedores e entregas criticas
- Verificar orcamentos e contratos pendentes
- Atualizar cronograma de eventos futuros
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.