Produção cultural é uma profissão de prazos administrativos implacáveis: o edital fecha num dia exato, o projeto aprovado tem cronograma físico-financeiro homologado, cada despesa precisa de nota fiscal compatível com a rubrica e a prestação de contas malfeita pode tornar o produtor inadimplente junto ao órgão financiador, o que bloqueia inscrições futuras. Um gerenciador de tarefas é a espinha dorsal dessa operação: cada projeto vive num projeto separado, com subtarefas espelhando as etapas do plano de trabalho, da contratação da equipe à liberação de pauta e ao relatório de execução do objeto. As recorrências evitam o acúmulo fatal, com conferência de comprovantes toda sexta em vez de uma maratona desesperada no fim da execução, varredura de editais toda segunda e relatório aos patrocinadores todo dia 5. A aba de Clientes organiza patrocinadores e financiadores com o histórico de cada relação. No fechamento do mês, o checklist cruza notas lançadas na prestação de contas, pagamentos de fornecedores e o cronograma de cada projeto, mantendo tudo auditável a qualquer momento.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como produtores culturais podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de produtores culturais
- Escrever plano de trabalho e justificativa para inscrição em edital
- Montar cronograma físico-financeiro do projeto aprovado
- Captar patrocínio via lei de incentivo com empresas prospectadas
- Contratar equipe, fornecedores e emitir contratos do projeto
- Organizar prestação de contas com notas fiscais e comprovantes
- Solicitar liberação de pauta e alvará para o evento
- Preencher relatório de execução do objeto para o órgão financiador
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para produtores culturais, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Revisar prazos de editais abertos e em execução toda segunda de manhã
- Atualizar planilha de captação e patrocínios toda quarta
- Conferir notas fiscais e comprovantes da prestação de contas toda sexta
- Enviar relatório de andamento aos patrocinadores no dia 5 de cada mês
- Revisar cronograma físico-financeiro dos projetos ativos no dia 1 de cada mês
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para produtores culturais, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para produtores culturais, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Conferir comprovantes e notas fiscais lançados na prestação de contas
- Revisar cronograma físico-financeiro de cada projeto ativo
- Conferir pagamentos feitos a equipe e fornecedores
- Listar prazos de editais e relatórios do mês seguinte
- Atualizar patrocinadores sobre a execução dos projetos
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de produtores culturais
- Revisar prazos de todos os projetos e editais ativos
- Conferir pendências de contratos e pagamentos
- Organizar comprovantes da semana para a prestação de contas
- Atualizar cronogramas e responder órgãos financiadores
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.