Relações públicas é um trabalho de timing e persistência: a pauta ofertada sem follow-up morre na caixa de entrada do jornalista, o pedido de posicionamento respondido fora do prazo vira matéria sem o lado do cliente, a data comemorativa lembrada em cima da hora perde a janela de emplacamento. Com vários clientes, cada um com seus porta-vozes, seus riscos e seu mailing, a operação exige método. Um gerenciador de tarefas com a aba de Clientes separa cada conta e organiza o ciclo de cada pauta como tarefa com subtarefas: release, aprovação do cliente, disparo ao mailing, follow-up, clipping do resultado. As recorrências garantem a cadência que emplaca matéria, clipping toda manhã, follow-up terça e quinta, mailing atualizado no dia 15, calendário do mês seguinte fechado na última sexta. Os comentários registram o histórico com cada jornalista, quem abriu, quem pediu exclusiva, quem nunca responde, transformando relacionamento de imprensa em ativo da agência, e não memória de uma pessoa só.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como especialistas em relações públicas podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de especialistas em relações públicas
- Escrever release do lançamento e aprovar com o cliente
- Fazer follow-up com os jornalistas que receberam a pauta
- Montar mailing segmentado por editoria para o disparo
- Preparar porta-voz com media training antes da entrevista
- Consolidar clipping da semana com valoração de mídia
- Responder pedido de posicionamento de jornalista dentro do prazo
- Mapear pautas frias e datas comemorativas para ofertar aos veículos
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para especialistas em relações públicas, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Revisar o clipping diário dos clientes toda manhã
- Fazer follow-up das pautas ofertadas toda terça e quinta
- Enviar relatório mensal de resultados de imprensa até o dia 5
- Atualizar o mailing de jornalistas por editoria no dia 15 de cada mês
- Revisar o calendário de pautas e datas do mês seguinte toda última sexta
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para especialistas em relações públicas, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para especialistas em relações públicas, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Consolidar clipping do mês: matérias publicadas, veículos e valoração
- Conferir releases enviados contra o planejamento de pautas
- Enviar relatório mensal de imprensa para cada cliente
- Atualizar status do relacionamento com jornalistas-chave
- Planejar pautas e oportunidades do mês seguinte
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de especialistas em relações públicas
- Revisar pautas ofertadas e status de cada follow-up
- Monitorar menções aos clientes e riscos de crise
- Preparar os materiais de imprensa da semana
- Alinhar com os clientes as oportunidades de pauta novas
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.