O gerente de facilities responde por um prédio que não pode parar, e a maior parte do seu trabalho é calendário: a preventiva do elevador tem data contratual, o AVCB tem validade, a limpeza da caixa d'água e a dedetização são semestrais, e as medições dos contratos terceirizados precisam ser atestadas até o dia 25 para o pagamento sair. Perder qualquer um desses prazos custa caro, seja em multa, em risco de interdição ou em parada corretiva que custa várias vezes o preço da preventiva. Um gerenciador de tarefas transforma esse calendário em recorrências confiáveis: vistoria predial toda segunda, teste de gerador na primeira semana do mês, conferência de consumo todo dia 10 e alertas antecipados para cada laudo com vencimento próximo. Projetos separados organizam as frentes de manutenção, contratos e obras, com subtarefas para cada ordem de serviço maior, da aprovação do orçamento ao aceite final. Comentários nas tarefas guardam o histórico de cada fornecedor, útil na renovação ou rescisão de contrato.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como gerentes de facilities podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de gerentes de facilities
- Abrir e acompanhar ordens de serviço de manutenção predial
- Gerenciar contratos de terceirizados: limpeza, segurança, jardinagem
- Programar manutenção preventiva de elevadores e ar-condicionado
- Acompanhar validade do AVCB e laudos obrigatórios
- Aprovar orçamentos de reparos e pequenas obras
- Fiscalizar a medição mensal dos contratos terceirizados
- Atender chamados de infraestrutura das áreas internas
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para gerentes de facilities, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Vistoriar as instalações do prédio toda segunda de manhã
- Conferir execução da manutenção preventiva programada toda sexta
- Atestar as medições dos contratos terceirizados até o dia 25 de cada mês
- Revisar consumo de energia e água todo dia 10
- Testar geradores e sistemas de emergência na primeira semana do mês
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para gerentes de facilities, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para gerentes de facilities, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Atestar e encaminhar as medições de todos os contratos para pagamento
- Conferir ordens de serviço abertas, concluídas e atrasadas do mês
- Revisar vencimentos próximos: AVCB, laudos, dedetização, limpeza de caixa d'água
- Fechar o consumo de utilidades contra o orçamento
- Programar as preventivas e vistorias do mês seguinte
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de gerentes de facilities
- Vistoriar áreas comuns e registrar não conformidades
- Revisar o backlog de ordens de serviço com a equipe de manutenção
- Cobrar fornecedores com chamados ou entregas atrasadas
- Verificar cumprimento dos postos de trabalho terceirizados
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.