O comprador corporativo equilibra dezenas de requisições em estágios diferentes: umas esperando cotação, outras em negociação, outras com pedido emitido e prazo de entrega correndo. Os dois pontos onde o processo quebra são conhecidos: a cotação que não volta do fornecedor e ninguém cobra, travando a requisição da área, e o pedido emitido que ninguém acompanha até a produção parar por falta do item. Num gerenciador de tarefas, cada requisição relevante vira uma tarefa com subtarefas do ciclo: RFQ, mapa comparativo com três cotações, negociação, pedido e follow-up de entrega. As recorrências blindam o processo: revisão das requisições pendentes toda segunda, follow-up de todos os pedidos em aberto toda terça, conferência dos contratos vencendo em 90 dias no dia 1 e relatório de savings no dia 5. As homologações de fornecedores viram projetos com a documentação exigida como checklist. O checklist de fechamento cruza savings contra meta, pedidos em atraso e renegociações a agendar, e os comentários registram as condições negociadas com cada fornecedor, protegendo a empresa quando o vendedor do outro lado esquece o que prometeu.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como compradores corporativos podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de compradores corporativos
- Abrir RFQ e coletar no mínimo três cotações por requisição
- Montar o mapa comparativo e negociar as condições finais
- Emitir o pedido de compra e enviar ao fornecedor
- Fazer follow-up dos pedidos emitidos e cobrar os prazos de entrega
- Homologar fornecedores novos com documentação e avaliação
- Renegociar os contratos de fornecimento que vencem no período
- Registrar os savings obtidos em cada negociação
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para compradores corporativos, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Fazer follow-up dos pedidos em aberto com os fornecedores toda terça
- Revisar as requisições pendentes de cotação toda segunda de manhã
- Conferir os contratos que vencem nos próximos 90 dias no dia 1 de cada mês
- Fechar o relatório de savings no dia 5 de cada mês
- Atualizar a avaliação de desempenho dos fornecedores críticos na primeira semana do mês
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para compradores corporativos, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para compradores corporativos, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Fechar os savings do mês contra a meta
- Conferir os pedidos em atraso e as tratativas com fornecedores
- Revisar as requisições paradas e os motivos
- Atualizar o status das homologações em andamento
- Verificar os contratos vencendo e agendar as renegociações
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de compradores corporativos
- Priorizar as requisições urgentes das áreas
- Cobrar as cotações pendentes dos fornecedores
- Tratar as divergências de recebimento com o almoxarifado
- Avançar nas negociações e homologações em andamento
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.