O assistente de direção sustenta o funcionamento formal de uma diretoria: a reunião só rende com pauta fechada e materiais distribuídos antes, a ata só tem valor se sair rápido e com encaminhamentos claros, e a deliberação só acontece de fato se alguém cobrar as áreas responsáveis semana após semana. Também passa por ele o fluxo de documentos que aguardam assinatura, onde um contrato parado na mesa do diretor pode travar uma área inteira. Um gerenciador de tarefas dá método a esse fluxo: a montagem de pauta vira recorrência toda quinta, a distribuição da ata tem prazo de dois dias úteis controlado por tarefa, cada deliberação aprovada vira item com responsável e data de cobrança, e a fila de assinaturas é revisada toda terça e quinta para nada envelhecer. Projetos separados organizam eventos institucionais e visitas, com subtarefas de logística, convites e protocolo. No fechamento do mês, o checklist confere atas arquivadas, deliberações consolidadas e a agenda institucional do mês seguinte.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como assistentes de direção podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de assistentes de direção
- Administrar a agenda dos diretores e resolver conflitos de compromissos
- Preparar a pauta e os materiais das reuniões de diretoria
- Redigir atas e distribuir os encaminhamentos aprovados
- Acompanhar o cumprimento das deliberações da direção
- Organizar eventos institucionais e visitas de autoridades
- Controlar documentos que aguardam assinatura da direção
- Intermediar demandas das áreas que precisam de decisão superior
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para assistentes de direção, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Montar a pauta da reunião de diretoria toda quinta para a semana seguinte
- Distribuir a ata com encaminhamentos em até dois dias úteis após cada reunião
- Revisar documentos aguardando assinatura toda terça e quinta
- Cobrar o status das deliberações pendentes toda segunda
- Conferir a agenda de eventos institucionais do mês todo dia 1
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para assistentes de direção, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para assistentes de direção, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Conferir atas do mês assinadas e arquivadas
- Consolidar o status de todas as deliberações da direção
- Revisar documentos pendentes de assinatura acumulados
- Fechar a agenda de compromissos institucionais do mês seguinte
- Arquivar correspondências oficiais recebidas e expedidas
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de assistentes de direção
- Revisar a agenda da semana dos diretores e confirmar compromissos
- Preparar pauta e materiais da próxima reunião de diretoria
- Cobrar encaminhamentos vencidos das reuniões anteriores
- Organizar o fluxo de documentos para assinatura
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.