O assistente administrativo é o ponto central de organização de uma empresa ou escritório. Suas responsabilidades incluem controle de documentos, agendamento de reuniões, organização de viagens, suporte a diferentes departamentos e manutenção de registros. A variedade de demandas torna fundamental ter um sistema que diferencie o urgente do importante. Tarefas recorrentes cuidam das obrigações previsíveis: envio de relatórios mensais, renovação de contratos com fornecedores, controle de vencimento de seguros e pagamentos recorrentes. Já as demandas pontuais entram como projetos com subtarefas para cada entregável. A aba de Clientes pode ser usada para separar tarefas por departamento ou por diretor que o assistente apoia, mantendo a visão clara de quem solicitou o quê e quando.
O tududi é um software open source hospedado pela SDR Comunicação, focado em tarefas recorrentes e subtarefas. Este guia mostra como assistentes administrativos e secretarios podem aproveitar os recursos do serviço na prática.
Tarefas mais comuns de assistentes administrativos
- Organizar agenda e reunioes do gestor
- Redigir e protocolar documentos oficiais
- Controlar entrada e saida de correspondencias
- Preparar relatórios e planilhas de controle
- Fazer pedido de compras e controlar estoque
- Responder emails e atender ligacoes
- Organizar arquivos fisicos e digitais
Cada atividade acima pode virar uma tarefa no tududi, com prazo, subtarefas e lembrete por e-mail.
O que automatizar com tarefas recorrentes
Para assistentes administrativos e secretarios, as recorrentes mais úteis costumam ser:
- Preparar pauta da reuniao semanal toda quinta
- Emitir relatório de gastos no dia 5 de cada mês
- Renovar contratos de fornecedores a cada ano
- Fazer backup de documentos importantes toda semana
- Conferir contas a pagar todo dia 1 do mês
Crie a tarefa, defina o intervalo de repetição e adicione subtarefas. Ao concluir, o tududi gera a próxima automaticamente.
Organizar projetos e clientes
O tududi tem uma aba de Clientes que permite separar projetos por contratante. Para assistentes administrativos e secretarios, isso significa ter uma visão clara do que está em andamento para cada pessoa ou empresa, com prazos e lembretes por e-mail para cada projeto.
Checklist de fechamento de mês
Para assistentes administrativos e secretarios, um checklist de fechamento mensal pode incluir:
- Fechar controle de gastos do mês
- Arquivar documentos do mês na pasta correta
- Verificar pagamentos pendentes
- Preparar relatório mensal para o gestor
- Planejar agenda e compromissos do mês seguinte
No tududi, cada item é uma subtarefa de uma tarefa recorrente mensal. Ao concluir, o checklist inteiro volta automaticamente no mês seguinte.
Rotina semanal de assistentes administrativos
- Revisar agenda de reunioes e compromissos
- Verificar emails e correspondencias pendentes
- Atualizar controle de tarefas e prazos
- Preparar documentos para reunioes da semana
Reserve 15 minutos toda segunda-feira para essa revisão. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para montar esse hábito de forma prática.
Se você ainda usa planilha para controlar projetos e clientes, veja também como sair da planilha sem perder o histórico.
O tududi tem 7 dias de teste grátis sem cartão de crédito. O pagamento é por Pix, a R$ 19,99 por mês, sem variação cambial. Não é preciso instalar nada: é um serviço hospedado pronto para usar, sem configuração de servidor. Compatível com qualquer navegador, no computador ou no celular. Cancele quando quiser, sem fidelidade mínima e sem taxa de cancelamento.