Checklist é uma das formas mais eficazes de garantir que nenhum passo importante seja pulado. Para tabeliães, manter um modelo de lista padronizado e reutilizável economiza tempo e reduz erros. Com subtarefas recorrentes no tududi, o checklist volta automaticamente no próximo ciclo.
O tabelião responde pessoalmente pela regularidade de cada ato lavrado na serventia: escrituras de compra e venda, inventários e divórcios extrajudiciais, procurações, testamentos e atas notariais exigem conferência de certidões, recolhimento de ITBI e ITCMD e qualificação das partes antes da lavratura. Além dos atos, o cartório tem obrigações acessórias com prazo fixo, como o envio da DOI à Receita Federal, as comunicações à CENSEC e os repasses de emolumentos ao tribunal de justiça. Um gerenciador de tarefas transforma cada escritura em um projeto com subtarefas: solicitação de certidões, análise de documentos, minuta, assinatura e atos posteriores. As tarefas recorrentes garantem que as remessas obrigatórias saiam sempre no prazo, com responsável definido, em vez de dependerem da memória do escrevente. A aba de Clientes concentra as pendências de cada parte, útil quando um inventário aguarda certidão negativa há semanas. O checklist de fechamento do mês confere selos, emolumentos, livros e obrigações transmitidas, protegendo a delegação de falhas em fiscalização da corregedoria.
Tarefas típicas de tabeliães
Para criar um checklist útil, é preciso partir das tarefas reais da profissão. As tarefas mais comuns de tabeliães que costumam entrar em checklists incluem:
- Lavrar escritura pública de compra e venda
- Lavrar procuração pública e testamento
- Conferir certidões e recolhimento de ITBI antes da lavratura
- Lavrar ata notarial para usucapião extrajudicial
- Qualificar as partes e conferir documentos pessoais
- Processar inventário e divórcio extrajudiciais
- Autenticar documentos e reconhecer firmas abertas no balcão
Cada uma dessas tarefas pode virar um item de checklist recorrente no tududi, com prazo e subtarefas. Ao concluir, o item volta automaticamente no próximo ciclo.
Como usar o tududi para criar checklists reutilizáveis
No tududi, um checklist reutilizável é uma tarefa recorrente com subtarefas. Crie a tarefa principal com o nome do processo (por exemplo, Fechamento do mês), adicione cada etapa como subtarefa, configure a recorrência mensal e pronto: o checklist aparece sozinho no prazo certo, com todas as etapas para tabeliães verificarem uma a uma.
Checklist de fechamento de mês para tabeliães
O fechamento de mês reúne as tarefas que garantem que tudo foi registrado, cobrado e arquivado corretamente. Para tabeliães, um bom checklist de fechamento inclui:
- Conferir selos digitais utilizados contra os atos lavrados - verifique antes de virar o mês.
- Fechar o livro diário auxiliar e o caixa da serventia - verifique antes de virar o mês.
- Transmitir obrigações acessórias pendentes do período
- Revisar escrituras aguardando certidão ou tributo das partes
- Arquivar comunicações e ofícios recebidos da corregedoria
No tududi, crie uma tarefa recorrente mensal chamada Fechamento do mês e adicione cada item acima como subtarefa. Ao concluir, o checklist volta automaticamente no próximo mês.
Como fazer o checklist voltar automaticamente
A diferença entre um checklist que você recria todo mês e um que se renova sozinho é a recorrência nas subtarefas. No tududi, cada subtarefa de uma tarefa recorrente pode ter sua própria frequência de repetição. Quando você conclui a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência. Para tabeliães que têm processos mensais fixos, isso representa horas economizadas por ano.
Checklist semanal de tabeliães
Além do fechamento mensal, uma revisão semanal simples ajuda a manter as prioridades em dia. Para tabeliães, uma revisão semanal pode incluir:
- Revisar a agenda de assinaturas e lavraturas da semana
- Conferir minutas preparadas pelos escreventes
- Cobrar das partes certidões e guias pendentes
- Verificar remessas obrigatórias com prazo na semana
Configure essa revisão como uma tarefa recorrente toda segunda-feira de manhã, com as etapas acima como subtarefas. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para adaptar ao seu ritmo.
Dica: checklist de onboarding de cliente
Quando você começa a trabalhar com um cliente novo, um checklist de onboarding garante que todas as informações foram coletadas e todas as etapas iniciais foram concluídas. Crie uma tarefa chamada Onboarding com as etapas do seu processo como subtarefas. Essa tarefa não precisa ser recorrente: é específica para cada novo cliente. Veja mais sobre como organizar projetos e clientes sem planilha.
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