Checklist é uma das formas mais eficazes de garantir que nenhum passo importante seja pulado. Para mediadores, manter um modelo de lista padronizado e reutilizável economiza tempo e reduz erros. Com subtarefas recorrentes no tududi, o checklist volta automaticamente no próximo ciclo.
O mediador administra uma pauta que depende de muita gente: cada sessão de mediação exige agenda conciliada entre partes e advogados, confirmação de presença para evitar sessão vazia, sala reservada e, depois, termo de acordo redigido e declaração de comparecimento emitida sem demora, porque documento atrasado desgasta a confiança construída na sessão. Ainda há as obrigações com o tribunal, registro das sessões no sistema do CEJUSC, estatísticas periódicas e cadastro de mediador com certificação válida. Um gerenciador de tarefas organiza esse ciclo: cada caso vira um projeto com subtarefas de pré-mediação, sessões, termo e encerramento, e a pauta da semana entra com confirmações programadas na segunda. As tarefas recorrentes garantem os documentos pendentes enviados toda sexta, o relatório de sessões no dia 1 e a conferência mensal do cadastro e das certificações. Os comentários guardam observações de condução que ajudam na sessão seguinte, respeitando a confidencialidade. No fechamento do mês, o checklist fecha acordos, honorários e estatísticas do tribunal, e monta a pauta seguinte sem sobreposição de horário.
Tarefas típicas de mediadores
Para criar um checklist útil, é preciso partir das tarefas reais da profissão. As tarefas mais comuns de mediadores que costumam entrar em checklists incluem:
- Conduzir a sessão de mediação entre as partes
- Fazer a reunião de pré-mediação para explicar o procedimento
- Redigir o termo de acordo alcançado na sessão
- Emitir declaração de comparecimento para as partes
- Agendar sessões conciliando agenda das partes e dos advogados
- Registrar as sessões realizadas no sistema do CEJUSC ou da câmara
- Manter atualizado o cadastro de mediador no tribunal
Cada uma dessas tarefas pode virar um item de checklist recorrente no tududi, com prazo e subtarefas. Ao concluir, o item volta automaticamente no próximo ciclo.
Como usar o tududi para criar checklists reutilizáveis
No tududi, um checklist reutilizável é uma tarefa recorrente com subtarefas. Crie a tarefa principal com o nome do processo (por exemplo, Fechamento do mês), adicione cada etapa como subtarefa, configure a recorrência mensal e pronto: o checklist aparece sozinho no prazo certo, com todas as etapas para mediadores verificarem uma a uma.
Checklist de fechamento de mês para mediadores
O fechamento de mês reúne as tarefas que garantem que tudo foi registrado, cobrado e arquivado corretamente. Para mediadores, um bom checklist de fechamento inclui:
- Conferir sessões realizadas, acordos e remarcações do mês - verifique antes de virar o mês.
- Confirmar termos de acordo assinados e encaminhados - verifique antes de virar o mês.
- Fechar honorários por sessão junto à câmara ou às partes
- Registrar estatísticas exigidas pelo tribunal
- Organizar a pauta de sessões do mês seguinte
No tududi, crie uma tarefa recorrente mensal chamada Fechamento do mês e adicione cada item acima como subtarefa. Ao concluir, o checklist volta automaticamente no próximo mês.
Como fazer o checklist voltar automaticamente
A diferença entre um checklist que você recria todo mês e um que se renova sozinho é a recorrência nas subtarefas. No tududi, cada subtarefa de uma tarefa recorrente pode ter sua própria frequência de repetição. Quando você conclui a tarefa principal, todas as subtarefas reaparecem na próxima ocorrência. Para mediadores que têm processos mensais fixos, isso representa horas economizadas por ano.
Checklist semanal de mediadores
Além do fechamento mensal, uma revisão semanal simples ajuda a manter as prioridades em dia. Para mediadores, uma revisão semanal pode incluir:
- Revisar a pauta de sessões e confirmar presenças
- Preparar-se para os casos novos da semana
- Emitir documentos pendentes das sessões realizadas
- Atualizar registros no sistema do CEJUSC
Configure essa revisão como uma tarefa recorrente toda segunda-feira de manhã, com as etapas acima como subtarefas. Leia o guia de revisão semanal em 15 minutos para adaptar ao seu ritmo.
Dica: checklist de onboarding de cliente
Quando você começa a trabalhar com um cliente novo, um checklist de onboarding garante que todas as informações foram coletadas e todas as etapas iniciais foram concluídas. Crie uma tarefa chamada Onboarding com as etapas do seu processo como subtarefas. Essa tarefa não precisa ser recorrente: é específica para cada novo cliente. Veja mais sobre como organizar projetos e clientes sem planilha.
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